הפקת אירועי חברה

בקצרה: אירוע חברה מוצלח מתחיל בהחלטה מה הוא אמור להשיג — לגבש צוות חדש, להוקיר ותק, לסמן סוף שנה או לחבר בין מחלקות שלא נפגשות. המטרה קובעת את הפורמט, הפורמט קובע את התקציב, והתקציב קובע את היעד. Uproduction Events מפיקה אירועים לארגונים מאז 2010 — 1,500+ אירועים ב-130+ יעדים, עם 25,000+ משתתפים.

קודם המטרה, אחר כך הפורמט

הטעות הנפוצה היא להתחיל מהשאלה “מה נעשה” במקום “מה זה צריך לעשות”. פורמט שנבחר לפני שהוגדרה המטרה כמעט תמיד יוצא בסדר וחסר משמעות. ההתאמה הבסיסית:

המטרה	פורמט מתאים	למה
לגבש צוות חדש או אחרי מיזוג	יום גיבוש עם פעילות משותפת	נדרשת עבודה משותפת, לא ישיבה מול במה
להוקיר ביצועים ומצוינות	ערב גאלה או ערב הוקרה	הכרה פומבית היא עיקר הערך
לסמן סוף שנה ולהודות	אירוע חברה חגיגי	אווירה ומשפחתיות חשובות מתוכן
לחזק שימור ונאמנות	נופש חברה או טיול תמריץ	זמן ארוך יחד יוצר קשר עמוק יותר
לחבר מחלקות מרוחקות	כנס פנימי עם מקטעי גיבוש	צריך גם תוכן וגם זמן לא מובנה

מה באמת מזיז את התקציב

לא כל רכיב משפיע באותה מידה. לפי סדר ההשפעה:

1. מספר המשתתפים — הרכיב הדומיננטי. כל תוספת משתתפים מכפילה הסעדה, לינה, הסעות וכוח אדם
2. לינה — כן או לא — אירוע יום אחד ואירוע עם לינה הם שני סדרי גודל שונים
3. יעד — בארץ מול חו”ל, ובתוך חו”ל: מרחק טיסה ועונה
4. מערך טכני ובמה — הפער בין מיקרופון לבין הפקה טכנית מלאה משמעותי
5. תוכן ואמנים — משתנה מאוד, וזה גם הרכיב הכי גמיש להתאמה
6. מיתוג — בדרך כלל הקטן ביותר, ולעיתים בעל האפקט הגבוה ביחס לעלות

כשהתקציב לוחץ, הסדר הזה הוא גם סדר החיתוך: לקצר לילה או להזיז עונה חוסך הרבה יותר מלוותר על מיתוג.

לוח זמנים

• אירוע בארץ ללא לינה — חודש עד חודשיים
• אירוע בארץ עם לינה — חודשיים עד שלושה
• אירוע או נופש בחו”ל — שלושה עד שישה חודשים

הקדמה מעבר לכך כמעט תמיד משתלמת: זמינות לוקיישנים, טיסות קבוצתיות ומלונות איכותיים נסגרת מוקדם, ולוח זמנים דחוק מצמצם אפשרויות בדיוק במקום שבו התקציב הכי רגיש.

ארבע טעויות שחוזרות

• לבחור תאריך לפני שבודקים זמינות — התאריך שנקבע בישיבת הנהלה קובע לעיתים גם את הלוקיישן, לרעה
• לא לשאול את העובדים — סקר קצר לפני התכנון חוסך אירוע מוצלח בעיני ההנהלה בלבד
• להעמיס תוכנית — לוח זמנים צפוף מדי מייצר עייפות; זמן לא מובנה הוא חלק מהגיבוש
• להתעלם מהמגוון בקבוצה — כשרות, מגבלות תזונה ונגישות נבדקים בשלב התכנון, לא בשבוע האחרון

סוגי אירועי חברה שאנחנו מפיקים

ימי גיבוש ורעיונות ליום גיבוש, ערבי גאלה ואירועי הוקרה, נופשי חברה בארץ ובחו”ל, טיולי תמריץ, כנסים ואירועים עסקיים מכל סוג. מתלבטים במי לבחור? ריכזנו מה לבדוק במדריך בחירת חברת הפקת אירועים, ואת מבנה העלויות בתקציב הפקת אירועי חברה.