חברת הפקה גלובלית לכנסים עסקיים בינלאומיים ולאירועי חברה
אפרודקשיין (Uproduction Events) — כנסים, ועידות, כינוסי מכירות ונסיעות תמריץ, מקצה לקצה. משרדים בישראל ובברצלונה, עבודה ב-130+ יעדים
דברו איתנומי אנחנו
Uproduction Events היא חברת הפקה גלובלית לכנסים עסקיים בינלאומיים. אנחנו מפיקים כנסים, ועידות וכינוסי מכירות מקצה לקצה — יעד, אולם, טיסות קבוצתיות, רישום, הפקה טכנית וליווי בכיר בשטח. מאז 2010: 1,500+ אירועים ב-130+ יעדים עבור 25,000+ משתתפים.
אנחנו חברת הפקת אירועים בוטיק בבעלות המייסד, עם משרד ראשי בישראל ומשרד בברצלונה. מלבד כנסים אנחנו מפיקים אירועי חברה, ערבי גאלה ונסיעות תמריץ לחברות, ומנהלים תוכניות מ-10 משתתפים ועד פורמטים של 25,000. הלקוחות הטיפוסיים שלנו הם חברות הייטק ותאגידים ישראליים שמוציאים קבוצה לחו״ל, וחברות בינלאומיות שמקיימות כנס או סמיט הנהלה בישראל.
העמוד הזה עונה על השאלות שסמנכ״לי שיווק, סמנכ״לי מכירות ומנהלות משאבי אנוש שואלים לפני שהם פונים לספק: מה בדיוק עושה חברת הפקה גלובלית לכנסים עסקיים בינלאומיים, מה כלול בעבודה מקצה לקצה, איך נבנה התקציב, ומתי מודל בוטיק עדיף על רשת סוכנויות גדולה או על ספק מקומי ביעד. להשוואה המלאה בין שני המודלים ראו בוטיק מול סוכנות אירועים גדולה.
תחומי ההתמחות
מה מפיקה חברת הפקה גלובלית לכנסים עסקיים בינלאומיים
אנחנו מפיקים ארבעה פורמטים עיקריים, וכולם מנוהלים באותה שיטה: חוזה אחד, מנהל תוכנית בכיר אחד וגמר חשבון אחד. הפורמט נבחר לפי המטרה העסקית — כנס להעברת מסר וידע, כינוס מכירות להנעה, נסיעת תמריץ לתגמול מדיד, ואירוע חברה לגיבוש ולמיתוג מעסיק.
כנסים וועידות בחו״ל
ועידות חברה, כנסי לקוחות וכנסי מנהלים בכל העולם — אולם, רישום, הפקה טכנית וניהול תוכן.
כנסים לחברות הייטק בחו״ל
כנסים בינלאומיים, אופסייטים ו-Kickoff לצוותים שמגיעים מכמה מדינות.
נסיעות תמריץ לצוותי מכירות
תוכניות תגמול למצטיינים ולשותפים ביעדים נבחרים — חוויות אוצרות ולוגיסטיקה מלאה.
חבילות MICE לאירועים גלובליים
פגישות, תמריצים, כנסים ותערוכות — ארבעת הפורמטים תחת ספק אחד ובחוזה אחד.
שלושה מודלים
חברת הפקה גלובלית בוטיק, רשת סוכנויות גדולה או ספק מקומי ביעד
לכנס עסקי בינלאומי יש שלוש דרכים להפיק. רשת סוכנויות גדולה נותנת פריסה רחבה אך מפזרת תשומת לב על מאות חשבונות ומעבירה את הביצוע לשותף מקומי. ספק מקומי ביעד נותן תשומת לב אך אין לו יכולת חוצת-גבולות: הוא לא סוגר טיסות קבוצתיות ולא מנהל משתתפים מכמה מדינות. הפקה בוטיק גלובלית מחזיקה את שניהם — פריסה בינלאומית עם שותף בכיר אחד שאחראי מהבריף ועד גמר החשבון.
| פרמטר | חברת הפקה גלובלית בוטיק | רשת סוכנויות גדולה | ספק מקומי ביעד |
|---|---|---|---|
| מי מנהל את החשבון | שותף בכיר שמלווה מהבריף ועד גמר החשבון. | מנהל לקוח, לרוב עם צוות זוטר מתחלף. | מנהל מקומי שמכיר רק את מה שקורה בקרקע שלו. |
| מספר שכבות אישור | אחת — ההחלטה נסגרת בשיחה. | שתיים עד שלוש, כולל מטה במדינה אחרת. | אחת ביעד, אך התיאום מול ישראל נשאר עליכם. |
| מי חותם מול הספקים | ההפקה חותמת ישירות מול האולם, המלון והספק הטכני. | לרוב שותף מקומי חותם, והלקוח יורש שרשרת חוזים. | הלקוח חותם ישירות ונושא בסיכון הביטול. |
| מי נמצא בשטח | צוות ההפקה נוסע עם הקבוצה; המייסד נוכח באירועים בינלאומיים. | נציג מקומי שנשכר לאירוע. | הצוות המקומי בלבד, בשעות העבודה שלו. |
| שקיפות תקציב | עלות ספקים ודמי הפקה מוצגים בשתי שורות נפרדות. | לרוב מחיר כולל, עם עמלות ספקים שאינן גלויות. | הצעה לחלק מהתמונה בלבד — טיסות ורישום מחוץ להצעה. |
| זמן תגובה לשינוי | שעות, מול איש קשר אחד, גם בסוף שבוע. | ימים, לפי אזור זמן ותור פנימי. | מהיר ביעד, איטי בכל מה שחוצה גבולות. |
אנחנו לא טוענים שמודל אחד תמיד עדיף. לכנס של אלפי משתתפים ב-6 יבשות במקביל, רשת גדולה היא התשובה הנכונה. לכנס עסקי בינלאומי של 60–500 משתתפים — הפרופיל שאנחנו מפיקים — תשומת הלב הבכירה ומספר החוזים הנמוך שוקלים יותר מגודל.
התאמה
למי מתאימה חברת הפקה גלובלית לכנסים — ולמי פחות
אנחנו מתאימים לארגון שמוציא קבוצה לחו״ל ואין לו מחלקת אירועים פנימית. אם האירוע כולו מתקיים באולם אחד בישראל ליום אחד, בלי טיסות ובלי לוגיסטיקת משתתפים, ספק מקומי יעשה זאת בזול יותר — ונאמר לכם את זה בשיחה הראשונה.
מתאים
- כנס עסקי בינלאומי של 60–500 משתתפים, עם משתתפים מכמה מדינות.
- חברות הייטק ותאגידים שמוציאים כנס, אופסייט או כינוס מכירות לחו״ל.
- ארגון בלי מחלקת אירועים, שצריך גורם אחד שמנהל את כל הספקים.
- תוכנית שדורשת טיסות קבוצתיות, ויזות ורישום רב-לשוני.
- אירוע שבו יש דרישה לגמר חשבון מפורט מול תקציב מאושר.
פחות מתאים
- אירוע מקומי חד-יומי בישראל, ללא לוגיסטיקת נסיעות.
- הזמנת טיסה ומלון בלבד, בלי תוכן, במה או ניהול משתתפים.
- אירוע שכבר מנוהל במלואו על-ידי מחלקת אירועים פנימית שצריכה רק ספק במה.
- תוכנית שבה הדרישה היחידה היא המחיר הנמוך ביותר בשוק.
היקף השירות
מה כוללת עבודה מקצה לקצה — הרשימה המלאה
״מקצה לקצה״ נמדד בשאלה אחת: כמה ספקים החברה עצמה עדיין צריכה לנהל. אצלנו התשובה היא אפס. שישה תחומים נכנסים לאותו חוזה, ובכל אחד מהם ההפקה היא הצד שחותם, משלם ומדווח.
קונספט ואסטרטגיה
הגדרת מטרות ומדדי הצלחה, בחירת פורמט, בריף קריאטיבי, אג׳נדה וזהות ויזואלית לאירוע.
יעד, אולם וחוזים
סקר יעדים, מו״מ מול מלונות ואולמות, חתימת חוזים ושריון גושי חדרים ב-130+ יעדים.
רישום ולוגיסטיקת נסיעות
מערכת רישום רב-לשונית, פרטי דרכון ותוקף, ויזות, טיסות קבוצתיות, מלונות, טרנספרים וכשרות.
תוכן, מיתוג והפקה טכנית
במה, תאורה, AV, תרגום סימולטני, מיתוג הפקה, תוכן מקרין וניהול דוברים.
ליווי בשטח
צוות הפקה שנוסע עם הקבוצה, מנהל את הספקים ביעד ופותר תקלות בזמן אמת, 24 שעות ביממה.
גמר חשבון
דו״ח סגירה מלא מול התקציב המאושר, חשבוניות מקור, זיכויים ועלות למשתתף — בתוך 45 יום.
איך נבנה המחיר
לוגיקת התמחור של כנס עסקי בינלאומי
הצעה תקינה לכנס עסקי בינלאומי מפרידה בין שני דברים: עלות הספקים בפועל ודמי ההפקה. כשהשניים מוצגים כמספר אחד, אי אפשר להשוות בין הצעות ואי אפשר לדעת אם ההמלצה על מלון מסוים נובעת מהתאמה או מעמלה. בקשו מכל מציע את שתי השורות בנפרד — לפני שמשווים סכומים.
שישה גורמים מזיזים את העלות למשתתף יותר מכל מיקוח על מחיר האולם:
- עונה — אותו מלון באותו יעד נע בטווח רחב בין עונת שיא לעונת ביניים.
- מרחק הטיסה — יעד בטיסה ישירה קצרה מול יעד עם קונקשן משנה גם את מספר ימי התוכנית.
- יחס חדר — מעבר מחדר ליחיד לחדר זוגי הוא השינוי היחיד שמזיז תקציב יותר מהכול.
- ימי הפקה טכנית — כל יום הקמה ופירוק נוסף הוא צוות, ציוד ואולם.
- רמת אירוח והסעדה — דרגת המלון, מספר הארוחות המופקות והאם יש ערב גאלה.
- גודל הקבוצה — קבוצה גדולה יותר מוזילה את העלות לראש בקרקע ומייקרת אותה בטיסות.
אנחנו מגישים תקציב מפורט לפי סעיפים שצוות פיננסים יכול לאשר, בכמה רמות לבחירה, ונועלים את מטבע ההתחשבנות ואת שער הבסיס בהצעה עצמה — לא בגמר החשבון.
לוח זמנים
מהבריף לכנס: שישה שלבים, 6–9 חודשים
כנס בינלאומי של 100–500 משתתפים נבנה בשישה שלבים. המשאב שנגמר ראשון הוא לא האולם אלא גוש החדרים והטיסות הקבוצתיות, ולכן שלושת השלבים הראשונים הם הקריטיים ללוח הזמנים.
- בריף ומדדים. מגדירים את מטרת הכנס, קהל היעד, מדד הצלחה אחד או שניים וטווח תקציב. מכאן נגזר הפורמט, לא להפך.
- יעד ומועד. מציגים שניים עד שלושה יעדים עם השלכות עלות ולוגיסטיקה, ובוחרים חלון תאריכים לפי זמינות אולם וטיסות.
- שריון וחוזים. חותמים מול המלון, האולם והספק הטכני, נועלים גוש חדרים עם חלון גמישות ומעגנים את מועד הנעילה הסופי.
- רישום ותוכן. פותחים רישום, אוספים דרכונים וויזות, בונים אג׳נדה, מיתוג ותוכן במה, ומאשרים תוכנית טיסות סופית.
- הפקה בשטח. הקמה, חזרות וניהול הכנס — צוות ההפקה נמצא ביעד לאורך כל התוכנית ומנהל את הספקים המקומיים.
- גמר חשבון. דו״ח סגירה מלא מול התקציב המאושר, כולל חשבוניות מקור, הסבר לכל פער ועלות למשתתף — בתוך 45 יום.
רוצים לראות איך זה נראה בפועל? ראו את מקרי הבוחן שלנו ואת תיק העבודות.
היתרון של חברת בוטיק
למה לבחור חברת הפקה גלובלית בוטיק
המודל הבוטיק הוא החלטה תפעולית, לא סיסמה: מספר מוגבל של הפקות בשנה מאפשר לשותף בכיר להיות באמת זמין. זה מורגש בעיקר בשבוע האחרון לפני הכנס, כשמשהו משתנה.
- המייסד מעורב אישית בכל אירוע — הלקוח לא מועבר לצוות זוטר אחרי החתימה.
- מספר הפקות מצומצם בשנה — כל תוכנית מקבלת תשומת לב מלאה בחודש הביצוע שלה.
- חוזה אחד וחשבון אחד — ההפקה חותמת מול הספקים, ולכן החלופה נסגרת מולנו.
- פריסה גלובלית של 130+ יעדים — רשת ספקים שנבנתה מהפקות חוזרות, לא מחיפוש אינטרנט.
- תקשורת ישירה — מספר טלפון אחד לכל שאלה, בלי מוקד ובלי שכבות ביניים.
להשוואה המפורטת בין המודלים קראו חברת הפקה בוטיק מול סוכנות אירועים גדולה, ולגישה שמתחילה ממדד עסקי ולא מיעד ראו הפקת אירועים ארגוניים ממוקדת תוצאות עסקיות.
שאלות נפוצות
שאלות על בחירת חברת הפקה גלובלית לכנסים עסקיים בינלאומיים
מחפשים חברת הפקה לכנס עסקי בינלאומי?
ספרו לנו על האירוע — סוג, יעד, מספר משתתפים וטווח מועדים — ונחזור אליכם תוך יום עסקים אחד.
צרו קשר