הפקת כנסים לחברות הייטק בחו״ל

מה אנחנו עושים

הפקת כנסים לחברות הייטק בחו״ל היא פרויקט לוגיסטי ותוכני כאחד: עובדים שמגיעים מכמה מדינות, אג'נדה באנגלית, קהל שראה כל פורמט, ולוח זמנים שנקבע לפי רבעון ולא לפי עונת אירועים. Uproduction Events מפיקה כנסים כאלה מאז 2010 ב-130+ יעדים.

אנחנו חברת הפקת אירועים בוטיק גלובלית ומפיקת נסיעות תמריץ, עם משרד ראשי בישראל ומשרד בברצלונה. מאז 2010 הפקנו למעלה מ-1,500 אירועים ב-130+ יעדים עבור 25,000+ משתתפים — כנסי לקוחות, אופסייטים, Kickoff והשקות מוצר לחברות טכנולוגיה שהצוותים שלהן מפוזרים בין תל אביב, אירופה וארה"ב. פרופיל החברה המלא בעמוד חברת הפקה גלובלית לכנסים עסקיים בינלאומיים.

כנס בינלאומי לחברת טכנולוגיה הוא שני פרויקטים במקביל: הפקה (במה, תוכן, מיתוג, שידור) ומבצע נסיעות (טיסות מכמה ערי מוצא, ויזות, מלונות, טרנספרים). אצלנו שתי השכבות יושבות אצל אותו צוות בכיר — ולכן גם צוות ה-People וגם צוות הפיננסים מקבלים כתובת אחת. לצד כנסים אנחנו מפיקים גם נסיעות תמריץ לצוותי מכירות ונופשי חברה בחו״ל.

בעמוד הזה ריכזנו את כל מה שצוות People או מנהלת משרד בחברת טכנולוגיה צריכים לדעת: אילו פורמטים של אירועים עובדים בהייטק, איך מתכננים אופסייט לצוותים ממספר מדינות, כמה זמן מראש מתחילים, מה קובע את התקציב — ואיך מגישים אותו לאישור בלי סבבים מיותרים. בסוף העמוד תמצאו גם שאלות נפוצות ותשובות ישירות, בלי סיסמאות שיווקיות.

התאמה

למי השירות הזה מתאים — ולמי הוא לא

השירות הזה נבנה לחברת טכנולוגיה עם 60 עד 800 עובדים בכמה אתרים, שמוציאה כנס, אופסייט או Kickoff לחו״ל ואין לה מחלקת אירועים פנימית. הוא לא מתאים לאירוע חד-יומי במשרד או למפגש צוות מקומי — שם ניהול עצמי זול יותר ולא מסוכן.

מודלים בשוק

מפיק בוטיק שמחזיק גם את הנסיעות מול הפיצול המקובל

יש שלושה מודלים לרכוש כנס בחו״ל, וההבדל ביניהם הוא מי אחראי כשמשהו זז. במודל הבוטיק ההפקה והנסיעות יושבות בחוזה אחד; ברשת סוכנויות גלובלית הביצוע ביעד מועבר לשותף מקומי; ובמודל המפוצל סוכנות הנסיעות הארגונית וחברת ההפקה מחזיקות כל אחת חצי מהתוכנית. הבדל זה מורגש בעיקר בשבוע האחרון.

הרחבה על ההבדל בין המודלים בעמוד חברת בוטיק מול סוכנות אירועים גדולה.

סוגי אירועים

הפקות אירועים לחברות הייטק — אילו פורמטים אנחנו מפיקים

תכנון שנתי

לוח אירועים שנתי לחברת הייטק — לתכנן פעם אחת, לבצע כל השנה

בחברות הטכנולוגיה שאנחנו מלווים לאורך זמן, השנה בנויה סביב עוגנים קבועים: Kickoff בתחילת השנה הפיסקלית, אופסייט הנהלה ברבעון השני, נופש חברה בקיץ או בסתיו, אירועי לקוחות סביב השקות, וערב סוף שנה. כשמתכננים את כל הלוח בבת אחת — במקום אירוע-אירוע — מקבלים שלושה יתרונות: תקציב שנתי אחד שקל לאשר מול Finance, כוח מיקוח טוב יותר מול מלונות וספקים, ותאריכים ששוריינו לפני כולם.

זה גם משנה את חוויית העבודה של צוות ה-People: במקום לפתוח כל אירוע מאפס — ספקים חדשים, הצעות מחיר חדשות, למידה מחדש של ההעדפות — יש שותף אחד שכבר מכיר את התרבות, את הרגישויות ואת מה שעבד בפעם הקודמת. האירוע השלישי שאנחנו מפיקים לחברה תמיד חלק יותר מהראשון.

ובבחירת יעדים לאורך השנה יש היגיון מצטבר: את ה-Kickoff הגדול נוח לקיים ביעד קרוב ונגיש כמו קפריסין או אתונה, את אופסייט ההנהלה האינטימי ביעד עם אופי כמו ליסבון או פורטו, ואת נסיעת התמריץ למצטיינים ביעד נחשק כמו דובאי. כך כל אירוע מרגיש שונה מהקודם — והעובדים לא מקבלים את אותה חוויה פעמיים. לתוכניות התמריץ עצמן יש עמוד נפרד: נסיעות תמריץ לחברות.

שלבי עבודה

מהברִיף ועד גמר החשבון — שישה שלבים

הפקת כנס לחברת הייטק בחו״ל מתנהלת בשישה שלבים קבועים: ברִיף ומטרות, חלופות יעד מתומחרות, סגירת ספקים ושריון, רישום משתתפים גלובלי, בניית תוכן והפקה טכנית, ולבסוף ביצוע בשטח וגמר חשבון. כל שלב מסתיים בהחלטה כתובה, כך שאף שלב לא נפתח לפני שהקודם נסגר.

לאופסייט או Kickoff בחו״ל מומלץ להתחיל 3–6 חודשים מראש — לכנס בינלאומי גדול יותר, שישה עד תשעה. התהליך בנוי כך שההנהלה מקבלת החלטות על בסיס נתונים, וצוות ה-People מפסיק לנהל לוגיסטיקה וחוזר לנהל אנשים:

מהשטח

אירועי הייטק שהפקנו

הסיפורים המלאים בעמוד מקרי הבוחן. ואם ה-Kickoff שלכם הוא בעצם כנס לכל דבר — קראו על שירות הפקת הכנסים שלנו.

איך עושים את זה נכון

איך בונים אג'נדה לאופסייט שעובד — ולמה זה מיתוג מעסיק

האתגר של כל אופסייט הוא האיזון: יותר מדי מושבי עבודה — והעובדים חוזרים עייפים ומאוכזבים ("בשביל זה טסנו?"); יותר מדי חופש — וההנהלה שואלת למה שילמה על חופשה. הנוסחה שעובדת אצל רוב הלקוחות שלנו: בוקר אחד של תוכן עסקי ממוקד בכל יום, אחר צהריים של פעילות משותפת או זמן חופשי, וערב שיא אחד מרכזי לכל האופסייט. הפורמט הזה מייצר גם התקדמות עסקית אמיתית וגם את השיחות הבלתי-פורמליות שבשבילן באמת נוסעים — אלו שלא קורות בזום.

חשוב גם לתכנן סביב הגעות: כשצוותים נוחתים ממספר מדינות בשעות שונות, היום הראשון צריך להיות רך — קבלת פנים, ערב פתיחה קליל — ולא מושב אסטרטגיה בשעה שבה חצי מהחדר עוד בג'ט לג. את המושבים הכבדים שומרים ליום השני, כשכולם על הקרקע וערניים.

ולמה זה מיתוג מעסיק? כי בשוק שבו כל מהנדס מקבל פניות ממתחרים, האירועים של החברה הם אחד הסיפורים שעובדים מספרים החוצה — בלינקדאין, בראיונות חברים, בשיחות מסדרון. אופסייט בליסבון שתוכנן בקפידה שווה יותר מעשר מודעות גיוס: הוא הוכחה חיה שהחברה משקיעה באנשים שלה. זו הסיבה שאנחנו מתייחסים לכל אירוע הייטק גם כמוצר תדמיתי — מהמיתוג בשדה התעופה ועד הרגעים שמצטלמים טוב.

למה חברות הייטק בוחרות בנו

• ✓ צוות דובר אנגלית מול משתתפים וספקים — מהרישום ועד השטח
• ✓ קצב החלטות של הייטק: תשובות בתוך שעות, גמישות כשהתוכנית משתנה
• ✓ שקיפות תקציבית מלאה — הצעות לפי סעיפים בפורמט שפיננסים מאשרים מהר
• ✓ ניסיון מ-2010: 1,500+ אירועים, 130+ יעדים, 25,000+ משתתפים
• ✓ המייסד מעורב אישית בכל אירוע — איש קשר בכיר אחד, אחריות אחת

להיכרות עם כל השירותים בקרו בעמוד השירותים, קראו על הפקת אירועי חברה בחו״ל מקצה לקצה, העמיקו בעמוד הפקת אירועים עסקיים, או ראו איך נראית תוכנית משולבת בעמוד חבילות MICE לחברות ישראליות בחו״ל.