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ARTICLE 1 (ENGLISH) — upe.co.il/en

How to Choose the Right Corporate Event Venue in Europe: A Step-by-Step Guide

Author: Alon Ouaknine, CEO & Founder, Uproduction Events Last Updated: March 2026 Reading Time: 12 minutes

What Is Corporate Venue Selection?

Corporate venue selection is the structured process of evaluating, comparing, and booking a physical space for a business event — whether a conference, incentive dinner, team building retreat, or gala evening. The right venue directly impacts attendee engagement, logistics efficiency, and overall event success. According to the Events Industry Council, venue choice is cited as the single most influential factor in attendee satisfaction by 78% of event professionals.

Why Venue Selection Can Make or Break Your Event

A 2024 survey by PCMA (Professional Convention Management Association) found that 67% of corporate event planners consider the venue the most critical decision in the planning process. The wrong venue leads to logistical headaches, budget overruns, and disengaged attendees. The right venue amplifies your event's objectives and creates a lasting impression.

In our 16 years of producing over 800 corporate events across 20+ countries, we have seen firsthand how a well-chosen venue transforms an ordinary corporate gathering into a milestone experience — and how a poor choice creates problems that no amount of planning can fix.

8 Steps to Choose the Perfect Corporate Event Venue in Europe

Step 1: Define Your Event Objectives and Format

Before browsing venues, clarify what your event needs to accomplish. Different objectives demand different environments.

Ask yourself:

• Is this an incentive trip reward, a working conference, a team building experience, or a formal gala?
• Do you need breakout rooms, a single plenary hall, outdoor space, or a combination?
• What atmosphere should the venue convey — prestige, creativity, relaxation, or energy?

Pro Tip: Write a one-paragraph event brief that captures the purpose, tone, and desired attendee experience. Share this with every venue you contact. It saves hours of back-and-forth.

Step 2: Establish Your Venue Budget Range

Venue costs in Europe vary dramatically by city, season, and venue type. Set a realistic range before you start searching.

Key budget components to account for:

• Room hire or minimum spend requirements
• Catering packages or external catering fees
• AV equipment rental
• Setup and breakdown time charges
• Security deposits
• Overtime charges (events running past contracted hours)
• VAT and local taxes (rates vary: 21% in Spain, 24% in Greece, 21% in Czech Republic)

Industry Benchmark: According to Cvent's 2024 Global Meetings Report, the average venue cost for a European corporate event ranges from EUR 80 to EUR 250 per person per day, excluding accommodation.

Step 3: Shortlist Destinations Based on Accessibility

For international groups, flight accessibility is a make-or-break factor. Consider:

• Direct flight availability from your team's home base
• Flight duration — under 4 hours is ideal for European events
• Airport-to-venue transfer time — under 45 minutes keeps energy high
• Visa requirements for all attendees (critical for multinational groups)
• Seasonal flight frequency — some routes only operate in summer

Top European Destinations by Flight Connectivity:

Step 4: Match Venue Type to Event Format

Not all venues suit all events. Here is how to match them:

Venue Comparison by Event Type

Step 5: Conduct Site Visits (Virtual or In-Person)

Never book a venue you have not seen. For European events, options include:

• In-person site visits — the gold standard. Walk the space, test acoustics, check restrooms, evaluate flow.
• Virtual tours — many premium venues now offer 360-degree video tours.
• DMC-assisted visits — a local Destination Management Company can visit on your behalf with a detailed checklist.

What to inspect during a site visit:

• Natural lighting and blackout capability
• Ceiling height (minimum 3 meters for conference setups)
• Loading dock access for AV and decor
• Acoustics — echo can ruin a keynote
• Restroom capacity and proximity
• Accessibility compliance (wheelchair, elevator access)
• Outdoor backup space in case of weather changes
• Mobile phone signal strength and Wi-Fi capacity

Step 6: Negotiate Terms and Flexibility Clauses

European venue contracts often include terms that can be negotiated. Key areas:

• Minimum spend vs. room hire — many venues waive room hire if you meet a food and beverage minimum. Always ask.
• Attrition clauses — negotiate a 15-20% buffer on guaranteed numbers without penalty.
• Force majeure provisions — post-pandemic, this is non-negotiable. Ensure cancellation clauses cover health emergencies, travel bans, and natural disasters.
• Complimentary extras — ask for free Wi-Fi, a complimentary suite for the event organizer, free parking, or an extended setup window.
• Payment terms — standard is 50% deposit at signing, 50% post-event. Some venues accept 30/30/40 splits.

Step 7: Verify Technical and Logistical Infrastructure

Technical failures during a corporate event damage credibility. Verify:

• Internet bandwidth — minimum 100 Mbps dedicated for events over 50 people. Ask for guaranteed bandwidth, not "up to" figures.
• Power supply — confirm available amperage for AV equipment, especially in historic venues with older electrical systems.
• AV equipment quality — is it in-house or outsourced? In-house AV is faster to troubleshoot.
• Staging capabilities — can the venue accommodate a raised stage, podium, and screens?
• Translation booths — for multilingual events, verify booth placement and sightlines.
• Climate control — can the venue maintain comfortable temperatures with a full audience?

Step 8: Confirm and Document Everything in Writing

Once you have selected your venue:

1. Request a detailed written proposal with all discussed terms
2. Review the contract line by line — pay attention to cancellation fees, liability clauses, and insurance requirements
3. Confirm the event timeline with venue operations (setup, event, breakdown hours)
4. Get the name and direct contact of your venue coordinator
5. Send a formal booking confirmation with your company's signed contract
6. Calendar key deadlines: deposit due, final numbers due, final payment due

15 Questions to Ask Every Venue Before Booking

Use this checklist when evaluating any corporate event venue in Europe:

1. What is the maximum capacity for our desired setup (theater, classroom, banquet, cocktail)?
2. Is there a minimum spend requirement? If so, what does it include?
3. What is included in the room hire fee (tables, chairs, linens, basic AV)?
4. Can we bring external catering, or must we use your in-house kitchen?
5. What is your cancellation and postponement policy?
6. Do you have event liability insurance, or must we provide our own?
7. What is the dedicated internet bandwidth available for our event?
8. Is there on-site parking, and what is the capacity?
9. What are the noise restrictions and curfew times?
10. Can we access the space for setup the day before the event?
11. Is there a loading dock or freight elevator for equipment delivery?
12. What accessibility features are available (wheelchair access, hearing loops)?
13. Do you have backup power (generator) in case of outage?
14. What is the nearest hotel for attendee accommodation, and do you offer a room block rate?
15. Can you provide references from similar corporate events you have hosted?

5 Common Venue Selection Mistakes to Avoid

Mistake 1: Choosing aesthetics over functionality. A stunning venue means nothing if the acoustics are terrible, the Wi-Fi drops during presentations, or the kitchen cannot handle your group size. Function first, form second.

Mistake 2: Ignoring transfer logistics. A venue 90 minutes from the airport sounds fine on paper. In practice, tired travelers arriving after a flight will not appreciate the scenic drive. Keep airport-to-venue transfers under 45 minutes whenever possible.

Mistake 3: Booking without an attrition clause. Corporate groups fluctuate. If you guarantee 100 attendees and only 80 show up, you could be paying for 20 empty seats. Always negotiate a 15-20% attrition buffer.

Mistake 4: Overlooking seasonal pricing. European venue rates can increase 30-50% during peak season (June-September). Shoulder months (April-May, October) often deliver the same weather at significantly lower rates.

Mistake 5: Skipping the site visit. Photos and brochures are marketing tools. They show the venue at its best, in perfect lighting, with no guests. A site visit reveals the reality: the construction next door, the narrow corridor to the restrooms, the pillar blocking sightlines.

Top Venue Types by European Destination

Barcelona, Spain

• Best for: Incentive dinners, gala evenings, team building
• Signature venues: Modernist palaces, rooftop terraces with sea views, Penedes wine country estates
• Peak season: April-October
• Budget indicator: Mid-to-high

Prague, Czech Republic

• Best for: Conferences, gala dinners, cultural incentives
• Signature venues: Baroque palaces, riverside hotels, historic brewery halls
• Peak season: May-September
• Budget indicator: Mid-range (20-30% lower than Western Europe)

Athens, Greece

• Best for: Incentive trips, outdoor team building, sunset gala dinners
• Signature venues: Acropolis-view rooftops, island resorts, seaside estates
• Peak season: April-November
• Budget indicator: Mid-range

Budapest, Hungary

• Best for: Conferences, thermal spa team building, Danube gala cruises
• Signature venues: Thermal hotels, Danube riverboat venues, ruin bar private spaces
• Peak season: May-September
• Budget indicator: Budget-friendly

Lisbon, Portugal

• Best for: Incentive trips, team building, multi-day retreats
• Signature venues: Tiled palaces, Sintra estates, Cascais coastal venues
• Peak season: March-October
• Budget indicator: Mid-range

Milan, Italy

• Best for: Product launches, premium galas, design-forward events
• Signature venues: Industrial-chic lofts, Renaissance courtyards, fashion district showrooms
• Peak season: April-October (avoid August)
• Budget indicator: High

Frequently Asked Questions

How far in advance should I book a corporate event venue in Europe?

For conferences and galas, book 6-12 months in advance. For incentive dinners and team building events, 3-6 months is usually sufficient. During peak season (June-September), add 2-3 months to these timelines. Popular venues in Barcelona and Prague can be fully booked a year ahead for prime dates.

What is the average cost of a corporate event venue in Europe?

Venue costs range from EUR 60 per person for a basic team building space to EUR 400+ per person for a premium gala venue. The European average for a full-day corporate event (room hire, catering, basic AV) is EUR 120-250 per person, according to Cvent's 2024 Global Meetings Report. Eastern European destinations (Prague, Budapest, Belgrade) typically offer 20-35% savings compared to Western European cities.

Should I use a DMC (Destination Management Company) for venue selection?

Yes, especially if you are organizing an event in a city you do not know well. A local DMC has established relationships with venues, knows which spaces work for which event types, and can negotiate preferential rates. They also handle site visits on your behalf, saving travel costs. At Uproduction Events, we work with vetted DMC partners in over 20 European destinations.

What insurance do I need for a corporate event venue in Europe?

At minimum, you need event liability insurance covering property damage and third-party injury. Many European venues require a certificate of insurance (COI) naming them as additionally insured. For international events, also consider travel insurance for attendees and cancellation insurance for the event itself. Insurance costs typically run 1-3% of total event budget.

Can I negotiate venue prices in Europe?

Absolutely. European venues expect negotiation, especially for multi-day bookings or events in shoulder season. Areas where negotiation is most effective include: room hire fees (often waived with food and beverage minimums), complimentary upgrades (suite for the organizer, AV package), attrition clauses (allowing 15-20% number flexibility), and payment terms (deferred payments or milestone-based schedules). In our experience, effective negotiation saves 10-20% on venue costs.

Uproduction Events has been producing corporate events and incentive travel programs across Europe since 2010. With over 800 events in 20+ countries, we bring deep venue knowledge and established vendor relationships to every project. Contact us at info@upe.co.il to discuss your next European corporate event.

ARTICLE 2 (SPANISH) — upe-spain.com

Como Calcular el Presupuesto de un Viaje de Incentivo Corporativo: Guia Paso a Paso

Autor: Alon Ouaknine, CEO y Fundador, Uproduction Events Ultima actualizacion: Marzo 2026 Tiempo de lectura: 14 minutos

Que Es un Presupuesto de Viaje de Incentivo Corporativo

Un presupuesto de viaje de incentivo corporativo es el documento financiero que detalla todos los costes previstos para organizar un viaje de recompensa destinado a empleados, distribuidores o socios comerciales. Incluye desde los vuelos y el alojamiento hasta las actividades, la gastronomia y los materiales de marca. Un presupuesto bien estructurado es la diferencia entre un programa de incentivos rentable y un gasto descontrolado. Segun la Incentive Research Foundation, las empresas que calculan su presupuesto con precision logran un ROI un 25% superior en sus programas de incentivo.

Por Que Es Importante Calcular Bien el Presupuesto

Los viajes de incentivo corporativo son una de las herramientas mas eficaces para motivar equipos: un estudio de la Incentive Research Foundation (2023) revela que los programas de incentivo bien ejecutados aumentan la productividad un 22% y reducen la rotacion un 15%.

Pero sin un presupuesto detallado, los costes se disparan. En nuestra experiencia gestionando mas de 800 eventos corporativos en 16 anos, hemos visto presupuestos mal calculados destruir la rentabilidad de programas que, sobre el papel, eran excelentes.

Esta guia te muestra exactamente como calcular cada linea del presupuesto, con rangos reales basados en destinos europeos.

10 Pasos para Calcular el Presupuesto de un Viaje de Incentivo

Paso 1: Definir el Alcance del Programa

Antes de asignar numeros, responde estas preguntas fundamentales:

• Cuantos participantes viajaran (incluidos acompanantes y staff)
• Cual es la duracion del viaje (2 noches, 3 noches, 5 noches)
• Destino internacional o nacional
• Que nivel de experiencia se busca (estandar, premium, lujo)
• Hay componentes de trabajo (reuniones, presentaciones) o es 100% ocio

Regla general: El coste por persona aumenta un 15-25% al anadir acompanantes. El coste total por persona disminuye un 10-15% en grupos superiores a 80 personas gracias a economias de escala.

Paso 2: Calcular los Vuelos

Los vuelos suelen representar el 25-35% del presupuesto total en viajes de incentivo europeos.

Factores que afectan el coste:

• Origen y destino (vuelos directos vs. con escala)
• Clase de servicio (turista, turista premium, business)
• Temporada (alta: junio-septiembre; baja: noviembre-febrero)
• Anticipacion de compra (reservar con 8-12 semanas de antelacion ahorra un 15-20%)
• Grupos de mas de 10 personas pueden acceder a tarifas de grupo con las aerolineas

Rangos orientativos (ida y vuelta, por persona, desde Espana):

Paso 3: Calcular el Alojamiento

El alojamiento representa entre el 20-30% del presupuesto. La eleccion del hotel define la percepcion de calidad del programa.

Consideraciones clave:

• Categoria del hotel (4 estrellas minimo para incentivos corporativos)
• Habitacion individual vs. doble
• Suplementos: vista al mar, suite para directivos, early check-in/late check-out
• Salas de reuniones incluidas o con coste adicional
• Regimen: solo alojamiento, desayuno incluido (BB), media pension (HB)

Rangos orientativos (por noche, por habitacion doble):

Paso 4: Presupuestar la Gastronomia

La gastronomia es uno de los pilares de la experiencia de incentivo. Dedicale entre el 15-20% del presupuesto total.

Partidas gastronomicas tipicas:

• Cena de bienvenida (primer dia)
• Desayunos diarios (si no estan incluidos en el hotel)
• Almuerzos durante actividades
• Cena de gala o cena tematica (plato estrella del viaje)
• Coffee breaks y aperitivos
• Bebidas y barra libre

Rangos orientativos (por persona):

Paso 5: Calcular Actividades y Excursiones

Las actividades son lo que hace memorable un viaje de incentivo. Asigna entre el 10-15% del presupuesto.

Tipos de actividades y rangos:

Paso 6: Presupuestar el Transporte Terrestre

El transporte local es un coste que muchas empresas subestiman. Representa el 5-10% del presupuesto.

Partidas de transporte:

• Transfers aeropuerto-hotel (ida y vuelta)
• Autobus para excursiones y actividades
• Transporte para cenas fuera del hotel
• Vehiculos VIP para directivos (opcional)

Rangos orientativos (por dia, por grupo):

Paso 7: Incluir Branding y Materiales

El branding corporativo eleva la percepcion del programa. Asigna un 3-5% del presupuesto.

Elementos tipicos de branding:

• Diseno grafico del concepto visual del viaje
• Tarjetas de bienvenida personalizadas
• Etiquetas de equipaje corporativas
• Banners y senaletica en el hotel
• Kit de bienvenida en la habitacion (welcome pack)
• Camisetas o regalos de marca
• Hojas de informacion para participantes

Rangos orientativos:

Paso 8: Calcular los Honorarios de Gestion

La agencia de eventos cobra un fee de gestion que cubre la planificacion, coordinacion, negociacion con proveedores y acompanamiento durante el viaje. Este fee tipicamente oscila entre el 10-18% del presupuesto total de proveedores.

Este coste incluye:

• Investigacion y seleccion de destino
• Negociacion con proveedores locales
• Gestion de vuelos y alojamiento
• Coordinacion logistica completa
• Acompanamiento profesional durante el viaje
• Gestion de pagos internacionales
• Resolucion de incidencias 24/7

Un fee de gestion profesional NO es un gasto, es una inversion. Segun SITE Global (Society for Incentive Travel Excellence), las empresas que trabajan con agencias especializadas ahorran un promedio de 12-18% en costes de proveedores gracias a su poder de negociacion y conocimiento del mercado.

Paso 9: Anadir Seguros y Contingencia

Nunca omitas estas partidas. Juntas representan el 3-8% del presupuesto.

• Seguro de viaje para todos los participantes: EUR 15-40 por persona (cobertura medica, cancelacion, equipaje)
• Seguro de responsabilidad civil del evento: EUR 200-800 por evento
• Contingencia (imprevistos): reserva un 5-10% del presupuesto total

La contingencia cubre cambios de ultimo minuto: participantes adicionales, cambios climaticos que requieren alternativas indoor, transportes extra, o costes imprevistos de proveedores.

Paso 10: Consolidar y Validar

Una vez calculadas todas las partidas:

1. Suma el coste total
2. Divide por el numero de participantes para obtener el coste por persona
3. Compara con tu presupuesto disponible
4. Identifica donde recortar si es necesario (actividades y branding son las mas flexibles)
5. Anade un margen del 5% para fluctuaciones de tipo de cambio si trabajas en moneda extranjera

Plantilla de Presupuesto para Viaje de Incentivo

Ejemplo: 50 personas, 3 noches, destino europeo

3 Presupuestos Ejemplo por Nivel de Experiencia

Presupuesto Economia: EUR 1.000/persona

• Destino: Budapest, Praga o Belgrado
• Duracion: 2 noches
• Alojamiento: Hotel 4 estrellas, habitacion doble, desayuno incluido
• Vuelos: Turista, reserva anticipada
• Gastronomia: Cena de bienvenida casual + almuerzo grupal
• Actividades: Tour guiado de ciudad + 1 actividad de team building
• Branding: Minimo (tarjetas de bienvenida + etiquetas de equipaje)
• Ideal para: Grupos de 60-100 personas, incentivos para fuerza de ventas

Presupuesto Premium: EUR 2.500/persona

• Destino: Barcelona, Atenas o Lisboa
• Duracion: 3 noches
• Alojamiento: Hotel 4 estrellas superior o 5 estrellas, habitacion individual
• Vuelos: Turista premium o business para directivos
• Gastronomia: Cena de bienvenida + cena de gala premium + 2 almuerzos
• Actividades: Tour privado + taller gastronomico + experiencia exclusiva
• Branding: Completo (kit de bienvenida, senaletica, regalos)
• Entretenimiento: DJ o musica en vivo en la cena de gala
• Ideal para: Grupos de 30-60 personas, incentivos para top performers

Presupuesto Lujo: EUR 4.000+/persona

• Destino: Milan, Costa Amalfitana, Santorini o Marbella
• Duracion: 4 noches
• Alojamiento: Hotel 5 estrellas lujo, suites para directivos
• Vuelos: Business class para todos
• Gastronomia: Todas las comidas de alta calidad, chef privado, cata de vinos exclusiva
• Actividades: Experiencias VIP (yate privado, acceso exclusivo a monumentos, helicóptero)
• Branding: Premium con regalos de marca de alta gama
• Entretenimiento: Artista o show privado
• Ideal para: Grupos de 15-30 personas, directivos C-level, clientes VIP

Costes Ocultos Que la Mayoria de Empresas Olvidan

1. Suplemento de habitacion individual

Si tus participantes no comparten habitacion (lo habitual en incentivos corporativos de alto nivel), el coste de alojamiento se duplica respecto al calculo en habitacion doble. Este es el error de presupuesto mas comun que vemos.

2. Propinas y tasas de servicio

En muchos paises europeos, las propinas para guias, conductores y personal del hotel no estan incluidas. Calcula EUR 5-15 por persona por dia.

3. Cargos por cambios de ultimo minuto

Participantes que cancelan, otros que se anaden, cambios de vuelo: cada modificacion tiene un coste. Los cambios de vuelo en aerolineas regulares cuestan EUR 50-150 por cambio. Los cambios de hotel dentro de las 48 horas previas pueden incurrir en penalizaciones del 100%.

4. Costes de comunicacion previa al viaje

Diseno de invitaciones, serie de postcards de expectativa, pagina web del evento, comunicaciones internas: estos costes de "pre-viaje" suman EUR 500-2.000 dependiendo de la complejidad.

5. IVA y tasas turisticas

El IVA varia significativamente en Europa: 21% en Espana, 24% en Grecia, 22% en Italia, 21% en Republica Checa. Ademas, muchas ciudades cobran tasas turisticas de EUR 1-7 por persona por noche. Asegurate de que todas las cotizaciones especifiquen si incluyen IVA.

6. Costes de divisas y transferencias internacionales

Si pagas proveedores en moneda extranjera, las comisiones bancarias por transferencia internacional (EUR 15-50 por transferencia) y la fluctuacion del tipo de cambio (puede variar 2-5% en un periodo de planificacion) anaden costes reales.

7. Early check-in y late check-out

Para vuelos que llegan temprano o salen tarde, necesitaras early check-in (generalmente 50% del coste de una noche adicional) o late check-out (25-50% adicional). En grupos de 50 personas, esto puede sumar EUR 1.500-4.000.

Como Negociar con Proveedores: Consejos de 16 Anos de Experiencia

1. Siempre solicita tres cotizaciones. Nunca aceptes la primera oferta. Tener tres opciones te da poder de negociacion y perspectiva de mercado.

2. Negocia en paquete, no por linea. En lugar de negociar el hotel por un lado y el restaurante por otro, presenta el paquete completo al DMC local. Los descuentos por volumen aplican cuando un proveedor ve el valor total del evento.

3. Aprovecha la temporada baja y las fechas intermedias. Un hotel en Barcelona en octubre ofrece precios 30-40% inferiores a julio. Mover el viaje una semana puede ahorrar miles de euros.

4. Pide valores anadidos, no solo descuentos. En lugar de pedir un 10% de descuento (que el proveedor resiste), pide: upgrade de habitaciones, cocktail de bienvenida cortesia, late check-out gratuito, sala de reuniones sin cargo. El proveedor mantiene su tarifa y tu obtienes mas valor.

5. Establece una relacion a largo plazo. Los proveedores ofrecen mejores condiciones a clientes recurrentes. Menciona el potencial de futuros eventos. En nuestra experiencia, los proveedores con los que hemos trabajado mas de 3 veces ofrecen automaticamente un 10-15% mejor que su tarifa estandar.

6. Confirma todo por escrito. Los acuerdos verbales no existen en la produccion de eventos. Cada precio, cada condicion, cada fecha limite debe estar documentada en un contrato firmado.

Calendario de Pagos: Cuando Pagar Cada Cosa

Consejo: Negocia que el pago final (15-20%) se realice despues del evento, condicionado a la entrega satisfactoria del servicio. Esto te protege ante incumplimientos.

Preguntas Frecuentes

Cuanto cuesta un viaje de incentivo corporativo por persona en Europa?

El rango tipico para un viaje de incentivo de 3 noches en Europa es de EUR 1.000 a EUR 3.500 por persona, dependiendo del destino, la categoria de hotel, la clase de vuelo y el nivel de actividades. Los destinos de Europa del Este (Praga, Budapest) permiten experiencias de calidad desde EUR 800/persona, mientras que destinos premium (Milan, Santorini) facilmente superan los EUR 3.000/persona. Estos rangos se basan en nuestra experiencia gestionando mas de 200 viajes de incentivo en Europa en los ultimos 16 anos.

Cual es el tamano minimo de grupo para que un viaje de incentivo sea rentable?

La mayoria de proveedores europeos ofrecen tarifas de grupo a partir de 10 personas. Sin embargo, las economias de escala reales comienzan a partir de 20-25 participantes, donde el coste fijo (transporte, guias, branding) se diluye significativamente. Los grupos de 40-80 personas suelen conseguir los mejores ratios coste-valor.

Cuando es el mejor momento para reservar un viaje de incentivo en Europa?

Reserva con 6-9 meses de antelacion para obtener las mejores tarifas y disponibilidad. Para viajes en temporada alta (junio-septiembre), reserva con 9-12 meses. Los meses de mejor relacion calidad-precio en Europa son abril, mayo, octubre y principios de noviembre: buen clima, precios moderados y menor afluencia turistica.

Se puede organizar un viaje de incentivo con menos de 3 meses de antelacion?

Si, pero con limitaciones. La disponibilidad de vuelos y hoteles sera mas reducida, los precios seran mas altos (15-30% de sobrecoste estimado), y las opciones de actividades exclusivas pueden estar agotadas. En nuestra experiencia, los viajes organizados con menos de 8 semanas de antelacion comprometen significativamente la calidad de la experiencia o el presupuesto. Solo recomendamos plazos cortos para destinos cercanos con los que tengamos relaciones de proveedor establecidas.

Debo contratar una agencia o puedo organizar el viaje internamente?

Para grupos de menos de 10 personas a un destino conocido, la organizacion interna puede funcionar. Para grupos mayores o destinos internacionales, una agencia especializada aporta: (a) acceso a tarifas negociadas que no estan disponibles al publico, (b) conocimiento del destino y proveedores verificados, (c) gestion de crisis 24/7 durante el viaje, (d) ahorro de cientos de horas de trabajo interno, y (e) responsabilidad profesional y seguros. Segun SITE Global, las empresas que externalizan la gestion del incentivo ahorran un promedio de 12-18% en costes totales respecto a la organizacion interna.

Uproduction Events lleva desde 2010 produciendo viajes de incentivo y eventos corporativos en mas de 20 paises. Con mas de 800 eventos ejecutados, ofrecemos la experiencia y las relaciones con proveedores necesarias para maximizar cada euro de tu presupuesto. Contacta con nosotros en info@upe.co.il o visita upe-spain.com para una consulta personalizada.